Voor wie is een Document Management System geschikt?

Een Document Management System (DMS) is een manier waarop een bedrijf of organisatie belangrijke documenten kan bewaren en beheren op een veilige, betrouwbare manier. Elke organisatie heeft vandaag de dag te maken met een grote hoeveelheid informatie. Een DMS helpt je bedrijf om al die documenten centraal op te slaan en te beheren.

Een Document Management System is een systeem dat al uw documenten op één locatie bijhoudt. Het zorgt ervoor dat deze gemakkelijk geraadpleegd kunnen worden en dat ze altijd actueel zijn. Met een Document Management System verliezen bedrijven geen tijd meer met het zoeken naar een bepaald document. Ook kunnen ze snel werknemers en betrokkenheid organiseren en zien waar ze welke documenten nodig hebben, en waarom.

Voor welke bedrijven?

Een Document Management System wordt in verschillende soorten bedrijven gebruikt. Sommige digitale bureaus, uitgevers of interne marketing afdelingen besteden dit uit aan een extern bedrijf. Maar in welk soort bedrijf is deze oplossing praktisch?

Documentbeheer is een oplossing die het vaakst voorkomt in bedrijven die grote hoeveelheden documenten verwerken en er snel en veilig bij moeten kunnen. Je klanten, werknemers en leveranciers zijn voortdurend bezig met het maken, versturen, delen en opslaan van digitale inhoud. Allemaal verwachten zij dat de juiste en meest up-to-date informatie er is, wanneer ze dat nodig hebben. Een Document Management System helpt je om al die gegevens te verzamelen, organiseren en archiveren.

Voordelen van een DMS

Met een DMS kun je digitale kopieën van documenten bekijken en bewerken zonder ze naar je lokale computer te hoeven uploaden. De grootste voordelen van een Document Management System op een rijtje: 

• Werk efficiënter: alle informatie in je bedrijf is overzichtelijk en gestructureerd verzameld op één plek. Dit zorgt ervoor dat alle personen binnen een project tegelijkertijd aan een project kunnen werken. 

• Volledig veilig: een groot deel van de informatieverwerking gebeurt automatisch. Dit verkleint de risico’s op menselijke fouten bij het opslaan of archiveren van belangrijke informatie.

• Voldoe aan de juiste wetgeving: met een DMS kun je zelf bewaartermijnen instellen voor verschillende documenten. Zo kun je er dus bijna automatisch voor zorgen dat sommige documenten niet langer bewaard blijven dan wettelijk toegestaan. Denk hierbij aan documenten als sollicitatiebrieven. 

• Repliceerbaar met andere applicaties: een goed DMS is makkelijk te koppelen aan andere applicaties, zoals ERP, HRM of een financieel pakket. Dit houdt in dat je gegevens maar één keer in hoeft te vullen.